در جریان رقابت‌های فزاینده جنگ سردی دهه‌ی 60 میلادی میان شوروی سابق و آمریکا، ناسا با مشکلی بزرگ مواجه شد. ماجرا از این قرار بود که فضانوردان آمریکایی نمی‌توانستند در خلأ و شرایط عدم وجود جاذبه در فضا با خودکار گزارش‌نویسی کنند. به همین دلیل ناسا طی پروژه‌ای فوری و چند میلیون دلاری خودکاری اختراع کرد که در فضا هم می‌نوشت و تحت شرایط عدم وجود جاذبه قرار نمی‌گرفت. البته روس‌ها هم از قبل با چنین مشکلی مواجه بودند، اما آن‌ها راه‌حل کم خرج‌تر و ساده‌تری را برای مشکل خود انتخاب کرده بودند و آن استفاده از مداد در مکاتبات بود. این داستان صرف‌نظر از واقعی بودن یا نبودنش، بیانگر اهمیت توجه به اصل سادگی در فرآیندهای سازمانی است. هرچند که پیچیدگی امری اجتناب‌ناپذیر در تمام سازمان‌ها تصور می‌شود، اما پیچیدگی آثار مخربی بر کردار کاری افراد و بهره‌وری آن‌ها دارد.
یادداشتی که در ادامه می‌خوانیم ترجمه‌ای از مقاله‌ای به قلم کوری لوای است که در وبسایت آنترپرنور منتشر شده است:
به عنوان مدیرعامل و از بنیانگذاران موسسه َAfter School، بخش بزرگی از کار من حول محور تصمیم‌گیری در مورد استخدام و جذب نیروی انسانی می‌گردد. این یکی از مسئولیت‌های متعدد من است، اما شاید هیچ چیز به اندازه قدرت و شایستگی تیم‌های کاری برای موفقیت شرکت ما ضروری نباشد، عاملی که باعث می‌شود هر مصاحبه یک فرصت برای بهبود کار و کسب‌مان تلقی شود.
وقتی برای اولین بار شروع به توسعه تیم خودمان (در سال 2011) کردیم، در مورد سوابق کاری متقاضیان استخدام، و شکل عملکرد ایشان در حل مسائل خاص پرس و جو می‌کردیم. اما، صادقانه بگویم که گوش ما بدهکار حرف‌های آن‌ها نبود و اصلا توجهی به گفته‌هایشان نمی‌کردیم و حتی سوال خاصی هم در راستای شناخت بهترشان مطرح نمی‌کردیم. به این ترتیب درک نمی‌کردیم که آیا خواسته‌ها، نیازها، مهارت و علایق آن‌ها اصلا متناسب با شرکت و جایگاه شغلی مدنظرمان هست یا خیر.
با گذشت زمان، ما روند مصاحبه خود را در راستای شناخت کارجو و درک آنکه آن‌ها چه انتظارات و خواسته‌هایی از شغل مورد نظرشان دارند تنظیم کردیم. در اینجا برخی از مهم‌ترین پرسش‌های ما در طول جلسات مصاحبه را می‌خوانیم:
1) شغل رویایی شما چیست؟
پرسیدن در مورد شغل رویایی افراد ظرفیت‌های بالقوه آن‌ها را تا حدودی مشخص می‌کند و اجازه می دهد تا شما بدانید آن‌ها از شغل خود چه انتظاراتی دارند.
2) چه سرگرمیهایی را دوست دارید؟
نیاز نیست همه سوالات در مصاحبه به طور مستقیم به جایگاه وسمت شغلی مورد نظرتان مرتبط باشد. اعضای تیم ما در عین سخت کوشی، با هم خوش هم می‌گذرانند چرا که تقریبا علایق مشترکی دارند.
3) چه چیزهایی در آخرین شغلی که داشتید مورد علاقهتان بود و چه چیزهایی را نمیپسندیدید؟
این سوال درعین سادگی، بینش دقیقی را در خصوص اینکه چه نوع کاری متناسب با مهارت‌ها و تخصص کارجو است فراهم می‌کند.
4) چه تغییراتی را در سازمانی که پیش‌تر در آن کار می‌کردید به‌وجود آوردید؟
هر کسی میتواند درباره آنچه که دوست دارد و یا کارهایی که علاقه‌ای به آن ندارد صحبت کند، اما فقط یک فرد دارای مهارت های حل مسئله میتواند برای رفع مسائل پیرامون خود طرحی کارآمد و اثربخش ارائه کند. این سوال همچنین کمک می کند تا ما با درک آنچه کارکنان بالقوه در مورد محل کار قبلی خود دوست نداشتند به ارتقای سازمان‌مان بپردازیم.
و اما نکته پایانی: ژولین لوباس یکی از مدیران موسسه Jack Morton می‌گوید : «فرد خلاق مناسب برای استخدام کسی است که دارای این ویژگی‌ها است: انعطاف‌پذیر است به این معنا که ذهن او در مواجهه با چالش‌ها میتواند خود را با چندین دیدگاه مختلف وفق دهد، کنجکاو است به این معنا که همواره به دنبال کشف ایده‌های خوب و ترکیب آن‌ها با هم است؛ متواضع و فروتن است؛ نترس و بی‌باک است و فقط به انتظارات بسنده نمی‌کند و فراتر از آن گام برمی‌دارد؛ ذهنیتی استراتژیک دارد وتاثیر هر تصمیمی را روی پروژه، تیم یا اجرای ایده درک می‌کند. به یاد داشته باشید استخدام از استراتژی سازمان هم اثر می‌پذیرد و بر آن اثر می‌گذارد. همچنین استخدام کارکنان جدید از مهم‌ترین اقداماتی است که بر فرهنگ سازمان‌ها آثاری ژرف و پایدار دارد. استخدام کارکنان خلاق، سازمان را خلاق و استخدام کارکنان منظم، سازمان را منظم می کند؛ همان‌گونه که استخدام افراد مطیع، گوش به فرمان، راضی به وضع موجود و کم انرژی، سازمان را به رکود و سکون می‌کشاند.
5) فرهنگ سازمانی که پیش‌تر در آن مشغول به کار بودید چگونه بود؟
فرهنگ در اولویت سازمان‌های پیشرو قرار دارد. همان‌طور که درک علایق و بی علاقگی‌های یک نیروی مستعد برای استخدام میتواند خواسته ها و ترجیحات او را مشخص کند، پرسش پیرامون فرهنگ حاکم بر محل کار قبلی آن‌ها این بینش را به ما می دهد که سازمان آن‌ها چگونه عمل می‌کرده و چه مواردی موجب شده تا آن‌ها از این فرهنگ کناره بگیرند. نکته دیگر آن است که تناسب و سازگاری با فرهنگ سازمانی، همانند چسبی است که اعضای سازمان را در کنار هم نگه می‌دارد. به همین دلیل، این خصوصیت، یعنی سازگاری افراد با فرهنگ سازمانی، عامل مهمی است که باید در مصاحبه‌های استخدامی و در جریان ارزیابی متقاضیان استخدام، مورد بررسی قرار گیرد. پتر دراکر نیز در اهمیت فرهنگ سازمانی می‌گوید: نکته حائز اهمیت آن است که استخدام افراد سازگار با فرهنگ سازمانی، لزوماً به معنای استخدام افراد مشابه نیست. ارزش‌ها و نگرش‌ها و خصوصیت‌هایی که فرهنگ سازمانی یک شرکت را تشکیل می‌دهد، میتواند و باید در تنوعی غنی از نیروهای کاری بازتاب یابد.